Una bandeja de entrada caótica y desorganizada puede generar estrés y reducir la productividad en el trabajo. En este post te contamos todo lo que necesitas saber sobre cómo reorganizar tu bandeja de entrada.
Según un estudio de WorkMeter, el porcentaje medio del uso del email sobre el tiempo total productivo es del 14%. Y es que mantener una bandeja de entrada organizada es fundamental para ser más productivo en el trabajo.
Desactivar las notificaciones, organizar bloques de tiempo para responder correos o establecer un horario laboral para su revisión son algunas de las estrategias que puedes utilizar para evitar que la bandeja de entrada domine tu jornada laboral y así mantener el enfoque en las tareas más importantes. Además, una bandeja de entrada organizada también puede mejorar la eficiencia en la comunicación con el equipo de trabajo y clientes.
Ahora, si deseas implementar estos métodos, te recomendamos seguir los siguientes consejos prácticos para categorizar tus correos electrónicos.
Consejos prácticos para organizar y categorizar tus correos electrónicos
- Establece un sistema de categorización: categorizar tus correos electrónicos puede ser una excelente forma de organizarte y encontrar la información que necesitas rápidamente. Puedes crear diferentes categorías en función de tus necesidades, como trabajo, personal, proyectos, etc.
- Utiliza filtros y etiquetas: las etiquetas y los filtros son una forma eficaz de organizar tu correo electrónico. Puedes establecer reglas de filtrado para que los correos electrónicos se clasifiquen automáticamente en diferentes carpetas o aplicar etiquetas para que sea más fácil encontrarlos después.
- Elimina correos electrónicos innecesarios: es importante que elimines los correos electrónicos que ya no son relevantes o que ya han sido respondidos. Mantener la bandeja de entrada limpia y libre de correos electrónicos innecesarios puede ayudarte a concentrarte en los más importantes.
- Mantén tu bandeja de entrada organizada: establece una rutina diaria para revisar tu bandeja de entrada y responder a los correos electrónicos más importantes. Si tienes una bandeja de entrada llena de correos electrónicos sin leer, puede ser abrumador y dificultar la concentración.
Por otro lado, la automatización puede ser una herramienta muy útil para seguir ahorrando tiempo y aumentando la productividad. A continuación, te contamos cómo puedes automatizar las tareas y respuestas en tu bandeja de correo electrónico.
¿Cómo automatizar respuestas y tareas en nuestro correo electrónico?
- Usa respuestas predefinidas: si recibes muchos correos electrónicos similares, puedes utilizar respuestas predefinidas para responder rápidamente a los correos electrónicos repetitivos. De esta manera, ahorrarás tiempo y podrás concentrarte en otros correos o tareas.
- Configura reglas de correo electrónico: las reglas de correo electrónico son una forma de automatizar el procesamiento de los correos electrónicos entrantes. Puedes establecer reglas para que los correos electrónicos se muevan automáticamente a una carpeta específica, para que se etiqueten automáticamente o para que se eliminen.
- Utiliza herramientas de automatización de tareas: existen muchas herramientas de automatización de tareas que pueden ayudarte a ahorrar tiempo y aumentar la productividad en el trabajo. Por ejemplo,
Clean email y Mailbird te ayudarán a evitar tener una bandeja de entrada saturada.
El orden es indispensable para cualquier empresa de éxito, y la bandeja de entrada es un reflejo del orden y el método que se lleva a cabo dentro de la compañía. ¡No lo dudes y hazlo! ¡Organiza tu correo electrónico cuanto antes!
Fuente: AceleraPyme
